Anda tentu sudah tidak asing lagi dengan email atau surat elektronik. Baik itu contoh email bahasa inggris ataupun bahasa indonesia. Dengan berbagai hal yang sekarang ini serba dilakukan via online, email memegang peranan penting.
Bila anda seorang mahasiswa atau bahkan seorang pegawai di suatu perusahaan, sudah pasti anda akan sering untuk menggunakan email ini.
Dalam hal ini, email barangkali terlihat sederhana, tapi itu akan berbeda ketika anda harus membuat email dalam bahasa Inggris, apalagi ketika itu adalah email formal.
Dalam hal ini, memiliki banyak contoh email bisa sangat berguna sebagai referensi anda. Selain itu, ada juga beberapa hal yang bisa menjadi tambahan informasi bagi anda dalam menyusun email tersebut.
Pengertian tentang Email atau Surat Elektronik
Bila berbicara tentang email bahasa inggris, sebenarnya pengertiannya sudah cukup jelas. Ini merupakan bentuk elektronik dari surat. Karena itu, kemudian ini pun dikenal dengan nama surat elektronik atau surel.
Namun, dari segi fungsinya, ini memang lebih beragam karena tidak sekedar bisa digunakan untuk mengirimkan pesan tapi juga untuk melampirkan dokumen serta file lainnya.
Bagian-Bagian dalam Email
Bagian Teknis dalam Suatu Email
Bila anda membuka email, anda akan melihat tampilan yang relatif sama dalam berbagai email. Apapun platform yang digunakan, tampilan dan bagian teknis dari email memang relatif sama.
Anda tentu perlu tahu bagian-bagian ini ketika ingin mengirimkan email untuk teman atau orang lainnya. Bagian ini tentu sangat berbeda dengan struktur yang ada dalam contoh cv bahasa inggris.
- Recipient atau penerima
- Subjek
- Badan email
- Tombol send dan fungsi tambahan lainnya, seperti attachment dan lain sebagainya
Bagian Utama dari Isi Email Berbahasa Inggris
Selain bagian teknis, ada juga bagian dari badan atau isi dari berbagai contoh email. Baik itu email untuk guru atau untuk orang lainnya, biasanya bagian yang ada di dalamnya akan tetap sama karena ini sudah menjadi aturan dasar.
Berikut ini adalah tiga bagian utamanya.
- Pengantar
- Badan atau teks utama
- Penutup yang akan terdiri kalimat penutup serta signature
Kumpulan Contoh Email Bahasa Inggris dan Artinya
Diatas tadi telah dijelaskan mengenai pengertian dan juga bagian-bagian email. Nah, untuk pembahasan yang selanjutnya, kami akan memberikan beberapa contoh email beserta artinya.
Oke, langsung saja untuk lebih jelasnya silahkan simak dan baca dengan seksama pembahasannya dibawah ini.
Contoh Email Bahasa Inggris untuk Guru
Dalam beberapa kesempatan, siswa bisa mengirimkan pesan melalui email. Tentu saja, email untuk guru haruslah sopan. Berikut adalah contoh email untuk meminta ijin kepada guru kelas karena suatu alasan tertentu.
Dear Mrs. Riana,
I am Susanti from XA class. Mam, I would like to ask your permission to skip the class today. I have to attend the funeral ceremony of sister. In case there is assignment to make up my absence, please kindly tell me about the assignment. Thank you, Mam.
Regard,
Susanti
Terjemahan:
Untuk Bu Riana,
Saya Susanti dari kelas XA. Bu, saya hendak meminta ijin untuk tidak hadir di kelas hari ini. Saya harus menghadiri pemakaman adik saya. Sekiranya ada tugas untuk menggantikan ketidakhadiran saya, mohon Bu Riana berkenan memberitahu saya. Terima kasih, Bu.
Dengan hormat,
Susanti
Contoh Email Pribadi Bahasa Inggris
Email pribadi biasnya berupa email sederhana, tapi bisa juga berupa email penting pada seseorang yang spesial.
Pastinya, anda perlu mengecek di kolom sent untuk memastikannya. Ini bahkan perlu anda lakukan walau anda sekedar ingin mengirimkan beberapa contoh daily activity pada adik atau saudara anda.
Dear Rosa,
Hallo, Rosa. I could not reach you through phone and short messages. Are you okay? I just want to know your condition. Please tell me in case you need someone to talk to. I will always be there for you.
Rina
Terjemahan:
Untuk Rosa,
Hallo Rosa. Aku tidak bisa menelepon dan mengirimkan pesan teks padamu. Apakah kamu baik-baik saja? Aku hanya ingin tahu keadaanmu saja. Tolong beritahu aku kalau kamu butuh teman untuk mengobrol. Aku akan selalu ada untukmu, Rosa.
Rina
Contoh Email Bahasa Inggris untuk Mengirimkan Tugas kepada Dosen
Dalam banyak praktik yang ada, anda tentu cukup sering mengirimkan email untuk dosen anda. Baik itu email berbahasa Inggris atau bahasa lainnya, tentu anda tidak bisa mengirimkan sembarang email.
Bahasa yang sopan tetap perlu digunakan. Format yang tepat pun harus selalu diperhatikan agar dosen yang menerima email anda pun merasa disegani.
Dear Mr. Rian,
I am Rina Susanti, student of Creative Writing. In this email, I submit my assignment. Thank you, Sir.
Regards,
Rina Susanti
Terjemahan:
Untuk Pak Rian,
Saya Rina Susanti, siswa di kelas Penulisan Kreatif. Di email ini, saya mengumpulkan tugas saya. Terima kasih, Pak.
Dengan hormat,
Rina Susanti
Contoh Email Bahasa Inggris untuk Mengirimkan Laporan ke Atasan
Salah satu contoh email formal adalah ketika anda mengirimkan email pada atasan anda. Ini bisa berupa email berisi laporan kerja atau dokumen lainnya.
Walau berada dalam satu kantor, anda tetap harus membuat email yang resmi dengan kata-kata yang tepat. Biar bagaimanapun, atasan tersebut berada di atas anda dari segi struktur sehingga patut anda hormati.
Dear Manager,
I have submitted the report as what you asked in the meeting today. I also attach some supplementary documents that may need to read regarding the report of our current project. Please kindly tell me if you need more documents. Thank you.
Roni
Terjemahan:
Untuk Manajer,
Saya sudah mengumpulkan laporan sebagaimana yang anda minta di rapat hari ini. Saya juga melampirkan dokumen pendukung yang bisa anda baca terkait laporan dari projek kita saat ini. Silakan memberi tahu sekiranya anda membutuhkan dokumen lainnya. Terima kasih.
Roni
Contoh Email Bahasa Inggris untuk Mengirimkan Lamaran Pekerjaan
Salah satu yang seringkali cukup sulit adalah dalam membuat email lamaran pekerjaan.
Walau CV dan lampiran anda sangat meyakinkan, ini bisa menjadi kurang bermanfaat bila ternyata email anda kurang bagus. Dalam hal ini, ada contoh sederhana dari email lamaran pekerjaan tersebut.
Dear Human Research Department of PT. Maju Jaya
I saw your announcement of job vacancy on Shine Magazine, and I am interested in applying for the position of secretary assistant. As what is instructed in the announcement, I have attached my CV, cover letter, and other necessary documents for your consideration.
I am looking forward to hearing from you.
sincerely,
Boby Simatupang
Terjemahan:
Untuk Departemen Sumber Daya Manusia PT Maju Jaya
Saya melihat pengumumamn lowongan pekerjaan di Majalah Shine, dan saya tertarik untuk melamar posisi sebagai asisten sekretaris. Sebagaimana yang sudah disebutkan dalam pengumuman, saya sudah melampirkan CV saya, surat lamaran, dan dokumen lain yang dibutuhkan untuk pertimbangan anda.
Saya menantikan kabar dari anda.
Dengan hormat,
Boby Simatupang.
Perbedaan CC dan BCC dalam suatu Email
Ketika anda melihat di bagian recipient atau penerima email anda, anda akan bisa melihat adanya CC dan BCC. Ini adalah dua hal yang penting dan perlu anda ketahui.
CC merupakan carbon copy, sedangkan BCC adalah blind carbon copy. Ketika anda menggunakan CC, anda akan mengirimkan salinan pada penerima yang anda cantumkan di CC. BCC pun sama, tapi penerima yang ada dalam BCC tidak akan tahu penerima lainnya.
Tips dan Langkah Membuat Email
- Proses Penambahan Attachment
Dalam banyak email bahasa inggris, anda akan sering melihat adanya attachment atau lampiran. Anda pun tentu bisa melampirkan dokumen. Caranya sangat mudah karena sudah ada menu attachment atau lampiran di samping tombol Send.
Nantinya, anda akan bisa memilih file yang ingin anda kirim. Ini bisa memuat berbagai jenis format file, mulai dari dokumen hingga gambar dan video.
- Pengaturan Jam Pengiriman dalam Email
Selain penambahan lampiran, bahkan anda bisa mengatur jam pengiriman. Ini akan menjadi hal yang sangat berguna.
Misalkan saja, anda ingin mengirimkan file untuk sahabat pena pada jam tertentu, anda bisa mengaturnya dan umumnya ini bisa anda akses di samping tombol Send.
Dengan cara ini, email akan terkirim otomatis pada tanggal dan jam yang sudah anda atur.
- Penulisan Subjek dalam Email Berbahasa Inggris
Bagian yang tak kalah penting adalah dalam hal subjek. Subjek ini memang harus anda isi karena bila tidak diisi, biasanya email akan masuk ke bagian spam dan jarang terbaca.
Selain itu, subjek ini bisa memberitahukan gambaran umum dari email anda. Dalam pengiriman dokumen tertentu, seperti lamaran kerja, bahkan telah dibuat ketentuan untuk penulisan subjeknya.
- Beberapa Pilihan Kata Penutup Email Berbahasa Inggris
Di bagian penutup email anda, anda bisa menggunakan kata penutup. Dalam bahasa Indonesia, biasanya ini akan menggunakan kata-kata “hormat kami” atau “hormat saya”.
Dalam bahasa Inggris, ada beberapa yang sering digunakan, seperti:
- Regards
- Best regards
- Kind regards
- Yours faithfully
- Yours sincerely
- Thank you
- Hal yang Sering Dimasukkan dalam Bagian Signature
Ketika anda mengirimkan email formal, terkadang anda harus menyertakan signature. Dalam bahasa Indonesia, ini bisa diartikan sebagai tanda tangan. Namun, ada beberapa hal yang harus disebutkan di sana.
Umumnya, itu adalah nama dan tanda tangan yang bisa ditambahkan atau tidak. Lalu, posisi dalam perusahaan serta nama perusahaan adalah hal lain yang akan sering disebutkan di bagian signature.
Perbedaan Surat Biasa dan Surat dalam Email Berbahasa Inggris
Walau surel atau email bisa dibilang sebagai versi modern dan elektronik dari surat fisik, tetap ada beberapa perbedaan. Secara struktur memang sama, tapi umumnya email akan memiliki konten atau isi yang singkat.
Ini bisa anda bandingkan dengan melihat berbagai macam contoh email bahasa inggris. Isi yang ada memang langsung ke poin utama dan tak banyak basa-basi.
- Email Formal dan Email Informal
Lalu, email pun memiliki dua bentuk utama. Setidaknya, anda akan menemui email formal dan email nonformal atau informal. Email nonformal ini biasanya berupa email pribadi yang anda kirimkan ke rekan atau orang dekat anda, dan isinya memang personal.
Bahasa yang digunakan memang lebih santai. Ini berbeda dengan contoh email bahasa inggris formal yang bahasanya pun lebih serius dan sopan.
- Penggunaan Dear dan Halo dalam Email Berbahasa Inggris
Ketika anda melihat banyak contoh contoh email bahasa inggris, anda barangkali sering melihat ada penggunaan dear, tapi ada juga penggunaan halo sebagai sapaan.
Ini masih ada hubungannya dengan email formal dan informal. Halo biasanya digunakan dalam email informal, sedangkan dear akan sering digunakan dalam email formal, dan akan diikuti dengan Mr. atau Mrs.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Penulisan Email Berbahasa Inggris
Bila berbicara tentang ragam kesalahan yang sering terjadi di banyak contoh email bahasa inggris, beberapa bagian memang mirip dengan apa yang ditemukan dalam contoh job vacancy.
Hal itu adalah kesalahan dalam penulisan. Ini sering tidak diabaikan dan tak ada pengecekan ulang. Selain itu, seringkali lampiran yang diberikan bisa saja salah.
Sapaan yang digunakan pun seringkali tidak tepat, terutama bagi yang baru mencoba menulis email berbahasa Inggris.
Pengecekan Ulang sebelum Mengirimkan Email
Dalam konteks email resmi, pengecekan ulang memang sangat penting. Anda tentu tidak ingin ada kesalahan pengetikan atau bahkan kesalahan penulisan nama.
Hal ini bisa sangat fatal. Hal yang sama pun akan anda temui ketika anda ingin kirim invoice. Dalam banyak contoh brosur bahasa inggris, kesalahan sangat jarang ditemui karena proses yang sama pun juga dilakukan.
Pembuatan Email Lamaran Pekerjaan Berbahasa Inggris
Ketika membuat email untuk lamaran kerja, sudah pasti ini adalah email yang formal. Ini merupakan suatu bentuk email resmi karena akan ditujukan untuk perusahaan tertentu.
Tak hanya itu saja, bentuk email resmi ini juga menjadi bagian dari usaha untuk membuat penerima email pun terkesan. Hal ini karena email yang dikirimkan pun bisa saja menjadi bagian dari penilaian.
Penutup
Pembuatan email berbahasa Inggris memang tak selalu mudah. Selain kendala dalam bahasa, seringkali aturan dan kaidah penulisan email yang ada memang bisa menjadi kendala.
Dengan adanya pembahasan di atas dan juga berbagai contoh email bahasa inggris, anda bisa mendapatkan informasi tentang penulisan email yang lebih baik sehingga nantinya penerima email anda pun merasa senang dan anda mendapatkan tanggapan yang baik.
