Membuat surat resmi Bahasa Inggris memang tidak mudah. Kamu pasti setuju dengan hal ini bukan? Mengingat surat atau letter seperti ini sering kali diberikan kepada sebuah institusi atau perusahaan.
Tentu saja, kata – kata yang digunakan haruslah tepat serta sopan. Di lain sisi, jenisnya juga bermacam-macam.
Panjang pendeknya memang harus disesuaikan dengan kebutuhan serta apa yang ingin kamu sampaikan. Namun, lebih disarankan agar surat resmi atau official letter sebaiknya dibuat padat dan jelas.
Nah, agar kamu lebih mudah memahami materi tersebut. Berikut beberapa bentuk serta jenisnya.
Contoh Surat Resmi dalam Bahasa Inggris
Di dalam kehidupan sehari-hari, ada berbagai jenis official letter. Tentunya setiap bentuknya memuat informasi berbeda serta bisa jadi memiliki struktur tidak sama juga.
Di bawah ini merupakan beberapa contohnya sehingga kamu bisa mempelajarinya dengan lebih mendalam.
Pengumuman (Announcement)
Topik yang paling mudah adalah tentang kegiatan sekolah. Seperti namanya, surat ini dibuat oleh pihak sekolah sendiri dan bisa ditujukan kepada murid, untuk guru, atau seluruh anggota. Ini dia bentuknya:
SMA NEGERI 1 SALATIGA
Jalan Tentara Pelajar no 27
Phone: 3918-932330
Salatiga, March 19, 2008
NO : 35/SMAN 1 SALATIGA/16/2008
Attachment : –
Subject : Announcement
To:
Parents of Class XI
SMA Negeri 1 Salatiga
With Respect,
To increase the knowledge of students of SMAN 1 Salatiga, especially class XI, we intend to conduct a field study. It will be held for students of both; social and science studies. The activities will be done outside the school. This event’s schedule is:
Day/Date : Monday, March 25, 2008.
Time : 07.30 – end
Place : The City Zoo
Event : Insect and Rare Animals
We hope that the parents could give permission to the children to join this activity. Thank you for your attention.
The Principal of SMAN 1 Salatiga
Suyatno Dewantara M.Pd.
Surat sekolah bisa berisi tentang pengumuman acara pentas seni cerita rakyat bahasa inggris, pengumuman kenaikan kelas, dan lain sebagainya.
Lamaran Kerja (Job Application Letter)
Jenis surat resmi bahasa Inggris yang satu ini biasanya ditujukan untuk perusahaan. Banyak dari kamu mungkin membutuhkannya sekarang.
Penggunaan bahasa harus sopan. Penulis serta kalimatnya juga harus sesuai dengan ejaan dan lengkap.
Contoh:
Jakarta, April 9, 2019
Dear Sir or Madam,
Principal of Jaya Advertising Company
Jalan Sukasari No. 345, Jakarta.
In accordance with the advertisement stated on the Kompas Post at April 7, 2019, I am really interested in applying the position offered as the administration staff in Jaya Advertising Company. It is due to the qualified education background that I have as you require.
I was graduated from the Economic Subject of Study when I was in the university. Furthermore, I have an ability to speak in English as well; actively or passively. For further details, please check for my resume attached with this letter.
I have been living around your company where it may become a great chance for me to focus and concentrate in this job.
I look forward to hear the further information for you and meet you. Finally, I greatly appreciate your consideration.
Sincerely,
Idha Martha, S.E.
Jika kamu ingin membuat surat seperti ini, perhatikan pemilihan kata, penggunaan kalimat, beserta artinya.
Jangan sampai salah dalam menuliskan kata–kata sehingga justru bisa menimbulkan miss-understanding atau bahkan menyinggung sebuah perusahaan.
Keluhan (Complain)
Terkadang kamu mungkin ingin menyampaikan keluhan kepada sebuah perusahaan. Jika ini yang terjadi, maka pahami bagaimana penggunaan kalimat yang tepat dan strukturnya.
Berikut ini ialah letter of complaint atau surat keluhan.
GLOWING LAUNDRY
Jalan Megamendung No. 37
Semarang
To:
Mr. Fajar Setiadi
Customer Service Manager
ERA JAYA ELECTRONIC
Pemuda Street no.14, Magelang
Dear Mr. Fajar,
I am writing this letter as a representation of my company. I want to make complaint due to the product that I purchased two days ago. And I bought a washing machine. The serial number is: 2932.00098 from one of your outlets in Srikandi Street no 87, Magelang.
The washing machine did not work properly. The machine is really loud and the water player is unable to be operated. I have made a complaint on the customer service center, but no respond or action taken.
Therefore, I hope that you could take an action to resolve this problem as soon as possible since our company has been becoming your customers for 3 years. I attached the bill copy and the product’s picture. Thank you.
Sincerely,
Anita.
Pemesanan Barang (Ordering Something)
Terkadang kamu pasti butuh memesan barang ke perusahaan lain. Jika perusahaan tersebut berskala internasional, maka gunakan Bahasa Inggris beserta strukturnya yang benar. Di bawah ini merupakan rekomendasinya:
“BOAT” SEAFOOD RESTAURANT
Kuta Street no 156, Bali
INDONESIA
Bali, May 8, 2020
Dear the Manager of ERA JAYA Furniture,
My name is Niluh Almi as a Manager of “BOAT” Seafood Restaurant Bali. I would like to order:
- 5 set of wood sofa and table in Asian style
- 5 Japanese style wood table
- 2 sets of computer table
The whole goods will be paid 60% after we received the order. Meanwhile, the rest 40% will be paid in a month from that.
Please deliver the order within a month to the address stated on this letter.
Regards,
Niluh Almi
Dalam penutup surat resmi seperti ini memang bisa digunakan beberapa ungkapan seperti regard (salam hormat), sincerely (dengan hormat), dan lain sebagainya.
Fungsi dari surat pemesanan juga bisa digunakan untuk memesan properti pentas cerita fabel bahasa inggris, pemesanan baju seragam, pemesanan alat rumah tangga, dan masih banyak lagi lainnya.
Pemberian Kuasa (Letter of Attorney)
Jenis surat resmi Bahasa Inggris selanjutnya ialah letter of attorney atau pemberian kuasa. Biasanya digunakan jika kamu memberikan kuasa kepada orang lain untuk menyelesaikan dokumen atau urusan tertentu.
Berikut ini struktur lengkapnya.
LETTER OF ATTORNEY
I am the one who made this letter and signed below:
Name : Ariska Pertiwi
Job : CEO of JK Holdings Indonesia
Explained that the existence of this letter, I give the power to:
Name : Menaksi Lee
Job : Counselor
To represent and/or act on behalf of me; it is in terms of handle the wood exports project delivery to Korea until I come back to the company. It is because I have to handle other projects abroad so that I am unable to stay in Indonesia for a while.
This letter of attorney is made can be able to use as appropriate.
Jakarta, April 20, 2019.
Endorser.
Nah, selain surat keterangan kerja bahasa inggris, ternyata juga ada surat pemberian kuasa dalam bahasa inggris juga yang biasa digunakan dalam perusahaan.
Point Penting yang Harus Dipelajari
Selain mencari tahu tentang surat yang resmi Bahasa Inggris, jangan lupa untuk mempelajari bagian dan balasannya juga.
Sebagai informasi, official letter seperti di atas bisa dibuat dalam berbagai format seperti doc dan pdf. Semua tergantung kepada persyaratan yang diberikan oleh perusahaan atau pihak terkait.
Dalam penulisan, perlu diperhatikan juga penulisan tanggal bahasa inggris. Jika diperhatikan, surat resmi seperti di atas memang cukup singkat dari segi kalimat. Artinya tidak sepanjang cerita, dll.
Tujuannya adalah agar langsung sesuai target dan tidak basa basi. Memang seperti itulah sejatinya bagaimana surat resmi Bahasa Inggris harus dibuat.
